Outlook est l’une des applications microsoft les plus utilisées par les entreprises. C’est un logiciel qui sert à gérer les mails ainsi que son calendrier. Bien que cette application de la maison office soit plus ou moins facile à utiliser, des astuces permettent de la maîtriser. Ainsi, pour pouvoir vous en sortir avec outlook, il vous sera utile de savoir quelques trucs. Cet article vous donne le secret pour pouvoir prendre en main l’application outlook.
La création d’une boîte et les raccourcis clavier
L’une des astuces les plus faciles en ce qui concerne l’utilisation du logiciel microsoft outlook est celle qui vous aidera à créer un dossier pour le rangement de message. La création du dossier vous permet de vite retrouver un email reçu. Pour cela, cliquez sur le bouton « boîte de réception » se trouvant dans la colonne à votre gauche. Cela est également possible si vous sélectionnez un autre élément de la même colonne. Ce dossier peut être ensuite rangé n’importe où. Il est à noter que pour retrouver un dossier, il suffit juste de taper son nom dans la barre de recherche.
Si vous voulez utiliser outlook tout en gagnant du temps, des astuces de raccourcis sont réalisables avec votre clavier. Pour répondre à un message par exemple, il vous suffit d’appuyer sur les touches ALT et R ou sur CRTL et la touche R. Pour répondre à tous les messages, appuyez les touches ALT et L.
La maîtrise de la gestion des mails, des tâches
La gestion d’un mail, des contacts et des tâches est l’une des meilleures astuces pour maîtriser outlook. Lorsque vous êtes un novice, il est important d’apprendre à classifier les mails dans votre compte email. À la réception de ses messages, vous serez alerté par outlook. En principe, ceci vous permet d’être actif dans votre boîte de réception malgré un contretemps. Pour ce faire, cliquez sur « règles » la partie « accueil ». Afin d’être sélectif par rapport aux contacts, vous pouvez choisir des critères complexes. Pour ce faire, sélectionnez « créer une règle » si vous en avez envie.
Vous pouvez également transformer outlook en un calendrier numérique. En effet, il est possible d’intégrer des tâches à votre mail pour vous permettre de respecter votre agenda. Vous serez averti lors de l’exécution de vos tâches. De même, il peut arriver que vous soyez dans l’incapacité de répondre aux messages de votre boîte de réception. Vous pouvez donc créer un message automatisé en réponse à un courrier. Il est possible d’utiliser un modèle personnalisé pour répondre à un courrier ou à un mail.
Avec outlook, vous pouvez transférer un message au patron sans gêne. Toutefois, il est important de préciser l’envoi de ce mail dès que vous commencez par utiliser outlook.
Maîtriser la gestion des contacts
Ce produit de la gamme office permet à son utilisateur de sauvegarder ses contacts en fichier PST. Vous pourrez ainsi les consulter sur votre ordinateur. Lorsque vous voulez gérer manuellement vos contacts, vous pouvez sélectionner « fichier » puis choisir « options avancées » avant de l’exporter. Microsoft Office vous permet également d’utiliser la barre de recherche pour retrouver des contacts.
Microsoft Outlook est un outil difficile à maîtriser. Toutefois, il existe plusieurs astuces pour avoir la main sur cet outil. En amont, il faut apprendre à créer les dossiers, à gérer les mails, les tâches et les contacts.